Inventur beim Logistikdienstleister: Was Verlader vorher klären sollten
Ein Verlader bereitet seinen Jahresabschluss vor. Seine Waren liegen beim Logistikdienstleister, die Bestände führt er zusätzlich im eigenen ERP, dem System zur Unternehmensplanung. Vor der Bestandsaufnahme stellt sich deshalb eine praktische Frage: Auf welchen Zeitpunkt beziehen sich die Mengen in beiden Systemen, und welche Warenbewegungen sind bereits berücksichtigt? Eine nachvollziehbare Bestandsaufnahme beginnt damit, Datenbasis, Ablauf und Zuständigkeiten gemeinsam festzulegen.
Termin und Datenbasis abstimmen
Nicht jedes Unternehmen zählt am 31. Dezember. Maßgeblich sind das Geschäftsjahr und das zulässige Inventurverfahren. Neben der Stichtagsinventur kommen unter bestimmten Voraussetzungen beispielsweise eine permanente Inventur mit über das Jahr verteilten Aufnahmen oder eine Stichprobeninventur infrage. Stimmen Sie das Verfahren mit Ihrem Rechnungswesen ab.
Legen Sie mit dem Dienstleister fest, welche Bestände zu welchem Zeitpunkt aufgenommen werden. Tauschen Sie dazu Bestandslisten aus beiden Systemen aus: mit Artikelnummer, Lagerort, Bestandsart, Mengeneinheit und gegebenenfalls Charge (Produktionslos). Auch der Erstellungszeitpunkt und der berücksichtigte Buchungsstand gehören dazu. Reservierte Mengen sollten erkennbar sein, damit verfügbare Mengen nicht versehentlich mit dem gesamten Lagerbestand verglichen werden.
Ein vollständiger Betriebsstillstand ist nicht zwingend. Entscheidend ist, Warenbewegungen während der Aufnahme kontrolliert abzugrenzen. Vereinbaren Sie, welche Bereiche zeitweise gesperrt werden und wie weiterlaufende Einlagerungen, Auslagerungen und Umlagerungen dokumentiert werden. Zeitpunkt, Menge und Beleg müssen erkennen lassen, ob eine Bewegung vor oder nach der jeweiligen Zählung liegt. Berücksichtigen Sie auch verspätete Buchungen und zeitversetzte Datenübertragungen zwischen den Systemen.
Besondere Bestände eindeutig erfassen
Ungeprüfte Retouren stehen möglicherweise bereits im Lager, sind aber noch nicht als verkaufsfähiger Bestand gebucht. Gesperrte oder beschädigte Ware ist ebenfalls vorhanden, obwohl sie für Aufträge nicht zur Verfügung steht. Vereinbaren Sie deshalb, wie diese Mengen gekennzeichnet, aufgenommen und beim Abgleich berücksichtigt werden.
Bei laufenden Umlagerungen muss klar sein, welchem Lagerort die Ware zum Aufnahmezeitpunkt zugeordnet wird. Andernfalls drohen doppelte Erfassungen oder ausgelassene Mengen. Beide Seiten sollten dieselben Bestandsarten und Mengeneinheiten verwenden. Wenn das Lager Kartons zählt und das ERP Stück führt, braucht der Abgleich einen vereinbarten Umrechnungsfaktor. Ein Karton mit zwölf Stück darf nicht wie ein einzelnes Stück behandelt werden.
Aufgaben und Freigaben festlegen
Prüfen Sie zunächst die bestehenden Vereinbarungen. Halten Sie anschließend fest, wer die Aufnahme organisiert, wer zählt, wer Nachzählungen veranlasst und wer bei unklaren Artikeln oder Bestandsarten entscheidet. Benennen Sie dafür erreichbare Ansprechpartner auf beiden Seiten.
Trennen Sie die körperliche Bestandsaufnahme, also das Zählen, Messen oder Wiegen der Waren, vom anschließenden Systemabgleich. Vereinbaren Sie außerdem, in welchem Format und bis wann Zählprotokolle und Differenzlisten übermittelt werden. Die Protokolle sollten Zählzeitpunkt, erfasste Lagerplätze und die zählenden Personen erkennen lassen. Dokumentieren Sie auch bestätigte Nullbestände, damit eine leere Position von einer noch nicht gezählten Position unterscheidbar bleibt. Die Erfassung eines Zählergebnisses ersetzt keine Freigabe für eine Bestandskorrektur. Legen Sie gesondert fest, wer Änderungen im Lagerverwaltungssystem und im ERP freigibt und wie beide Systeme anschließend abgestimmt werden.
Differenzen Schritt für Schritt klären
Eine Mengenabweichung allein belegt weder einen Warenverlust noch eine Haftung des Dienstleisters. Prüfen Sie zunächst die betroffenen Positionen durch Nachzählung. Kontrollieren Sie anschließend offene Buchungen, Belege und Warenbewegungen rund um den Aufnahmezeitpunkt. Vergleichen Sie dabei auch Artikelzuordnung, Lagerort, Bestandsart und Mengeneinheit.
Ein fiktives Beispiel: Im ERP stehen 120 Stück, gezählt werden 108. Die Prüfung zeigt, dass zwölf Stück bereits versandt wurden, die Versandmeldung aber noch nicht übertragen war. Hier erklärt eine fehlende Buchung die Abweichung; eine Fehlmenge ist damit nicht nachgewiesen.
Bleibt nach der Prüfung eine tatsächliche Fehlmenge bestehen, dokumentieren Sie das Ergebnis und klären Sie die weitere Behandlung anhand der geltenden Vereinbarungen. Halten Sie für jede beschlossene Korrektur Ursache, Belege, Freigabe und Umsetzung fest. Offene Fälle sollten mit Verantwortlichem und Klärungstermin nachvollziehbar bleiben.
Vereinbaren Sie vor der Bestandsaufnahme einen gemeinsamen Abstimmungstermin mit Ihrem Dienstleister. Halten Sie Ablauf, Datenbasis und Zuständigkeiten schriftlich fest. So haben beide Seiten eine konkrete Arbeitsgrundlage für die Aufnahme, den Abgleich und die Freigabe notwendiger Korrekturen.
