Der gefährlichste Satz in einer Logistikausschreibung: „Die Mengen sind weitgehend stabil“
„Die Mengen sind weitgehend stabil.“ Dieser Satz findet sich so oder ähnlich in vielen Logistikausschreibungen. Für Verlader klingt er zunächst beruhigend. Für Logistikdienstleister kann er jedoch zum wirtschaftlichen Risiko werden.
Denn stabil sind häufig nur die Jahresmengen auf dem Papier. Im operativen Alltag bestimmen dagegen saisonale Spitzen, Aktionsgeschäft, Sortimentswechsel und kurzfristige Auftragsschwankungen die tatsächliche Belastung eines Standorts. Werden Angebote hauptsächlich auf Basis von Durchschnittswerten kalkuliert, entsteht schnell ein Logistikkonzept, das rechnerisch funktioniert, in der Praxis aber an seine Grenzen stößt.
Warum Jahresmengen nicht ausreichen
Eine Jahresmenge von 500.000 Kartons sagt wenig darüber aus, wie diese Menge tatsächlich anfällt. Verteilen sich die Kartons gleichmäßig über zwölf Monate? Werden 30 Prozent davon innerhalb weniger Wochen vor Weihnachten versendet? Gibt es einzelne Tage mit einem deutlich höheren Auftragseingang? Und wie stark schwanken Artikelstruktur, Auftragsgröße und Anzahl der Positionen je Auftrag?
Für die operative Leistung und die Kosten sind diese Unterschiede entscheidend. Ein Lager muss nicht nur die durchschnittliche Menge bewältigen, sondern vor allem die Spitzen, die darüber liegen. Genau hier entstehen häufig Missverständnisse: Der Verlader beschreibt sein Geschäft als weitgehend stabil, weil die Jahresmenge nur geringfügig schwankt. Der Logistiker erlebt gleichzeitig erhebliche Ausschläge im Tagesgeschäft.
Welche Daten ein Logistiker wirklich benötigt
Für eine belastbare Kalkulation reichen jährliche Ein- und Ausgangsmengen deshalb nicht aus. Benötigt werden möglichst detaillierte historische Daten auf Monats-, Wochen- oder Tagesebene. Dazu gehören unter anderem:
- Wareneingänge und Warenausgänge
- Anzahl der Aufträge und Auftragspositionen
- durchschnittliche und maximale Auftragsgrößen
- benötigte Lagerplätze
- saisonale Spitzen und Aktionszeiträume
- Retourenquoten
- Veränderungen im Sortiment
- erwartete Wachstums- oder Rückgangsszenarien
Dabei geht es nicht darum, die Zukunft exakt vorherzusagen. Das ist in den meisten Fällen ohnehin nicht möglich. Entscheidend ist vielmehr, mögliche Bandbreiten transparent zu machen und das Logistikkonzept darauf auszurichten.
Wer trägt das Risiko bei Abweichungen?
Werden Mengen zu optimistisch oder zu ungenau beschrieben, stellt sich spätestens im laufenden Betrieb die Frage, wer die zusätzlichen Kosten trägt. Muss der Logistikdienstleister kurzfristig Personal aufbauen, zusätzliche Fläche anmieten oder Sonderschichten einführen, obwohl diese Leistungen in der ursprünglichen Kalkulation nicht berücksichtigt wurden, gerät das Projekt wirtschaftlich unter Druck.
Umgekehrt benötigt auch der Verlader Planungssicherheit. Er darf nicht bei jeder kleineren Abweichung mit unerwarteten Zusatzkosten konfrontiert werden. Deshalb sollten bereits in der Ausschreibung klare Mengenkorridore und Regelungen für deutliche Abweichungen definiert werden. Das schafft Transparenz für beide Seiten und reduziert das Risiko späterer Konflikte.
Szenarien machen Angebote belastbarer
Statt nur einen Durchschnittswert vorzugeben, sollten Ausschreibungen mehrere realistische Szenarien enthalten. Wie verändert sich das Konzept bei einem Mengenanstieg von 15 Prozent? Welche Auswirkungen hat ein ausgeprägter saisonaler Peak? Welche Kapazitätsreserven bestehen am Standort? Und ab welchem Punkt sind zusätzliche Flächen, Schichten oder Investitionen erforderlich?
Solche Szenarien machen Angebote nicht unnötig komplizierter, sondern besser vergleichbar. Sie zeigen, wie flexibel ein Logistikkonzept tatsächlich ist und welche Kosten bei unterschiedlichen Entwicklungen entstehen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: „Wie hoch ist die durchschnittliche Menge?“ Sie lautet vielmehr: „Welche Belastung muss der Logistikbetrieb im erwarteten und im anspruchsvollsten Szenario bewältigen?“
Denn eine gute Ausschreibung beschreibt nicht nur den heutigen Durchschnitt. Sie schafft eine belastbare Grundlage für die Schwankungen von morgen.
